深圳市建设工程档案管理告知书 

2007-08-21

为方便各单位及时、完整地收集工程文件，并按要求整理、归档，按期向城建档案管理机构移交，现将有关事项告知如下：

一、工程竣工验收应具备的条件和工程档案归档移交的责任主体

根据《建设工程质量管理条例》第十六条和《深圳市建设工程质量管理条例》第五十六条的规定，建设工程竣工验收应当具备的条件之一是：“有完整的技术档案和施工管理资料”。

根据《建设工程质量管理条例》第十七条和《深圳市建设工程质量管理条例》第六十一条的规定，工程档案归档移交的责任主体是建设单位。建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定,及时收集、整理建设项目各环节的文件材料，建立、健全工程档案,并在工程竣工验收后,及时向城建档案管理机构移交。

二、工程文件的归档范围与质量要求

根据《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》第七条和《城市地下管线工程档案管理办法》第十条的规定，反映建设工程的重要活动、主要过程和工程场地原貌及现状的各种形式记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图及竣工图CAD电子文件、录像资料、照片等，地下管线工程还包括地下管线竣工测量成果资料，均应收集齐全，整理归档。

根据《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》第八条和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定，归档工程文件的质量要求如下：

1.归档工程文件应当是原件。即遵循文件自然形成规律而生成的各种形式的原始记录。

2.工程文件应当真实、准确、完整、签章齐全，签字人资格应符合法规和规范要求。

3.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4.工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用纯蓝墨水、红墨水和圆珠笔、铅笔、复写纸等书写材料。

5.工程文件用纸应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

归档工程文件的整理应符合《建设工程文件归档整理规范》及有关规定。

三、工程档案业务指导与预验收

根据《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《重点建设项目档案验收办法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等法规、规章的规定，城建档案管理机构有责任和义务对贵单位工程档案的收集、归档、移交工作进行业务指导；工程档案列入城建档案管理机构接收范围的建设工程（包括地下管线工程），建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。

工程开工报建时应进行工程档案登记，档案行政管理部门由此进行跟踪指导和监督，并出具《深圳市建设工程档案业务指导书》；城建档案管理机构进行工程档案预验收后，出具《深圳市建设工程档案预验收意见书》。

四、工程档案的移交

根据《建设工程质量管理条例》、《深圳市建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线工程档案管理办法》的规定，建设单位应当在工程竣工验收后三个月内,向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案（地下管线竣工档案）。凡档案不齐全的,应当限期补充完整。

工程档案移交前，由档案行政管理部门进行审核，并出具《深圳市城建档案移交意见书》，建设单位凭该意见书办理移交手续，移交完毕由档案行政管理部门出具《深圳市城建档案移交证明书》。

移交时应注意的事项：

1、建筑工程档案的流向管理：根据《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》的规定，建筑工程档案分为“A类档案”和“B类档案”。“A类档案”原件统一由城建档案管理机构保管，建设单位应按规定向城建档案管理机构移交；“B类档案”原件由建设单位保管，建设单位应按规定向城建档案管理机构备案。

2、停建、缓建工程档案的保管与移交：根据《城市建设档案管理规定》第六条的规定，停建、缓建工程的档案,暂由建设单位保管。撤销单位的建设工程档案,应当向上级主管机关或者城建档案管理机构移交。

3、电子文件的移交：需要移交的电子文件应与纸质档案内容完全一致，一一对应，并按照要求进行编目。

4、早期完工工程档案的移交：桩基（地基处理）等早期完工的分部（子分部）工程竣工档案可以在分部（子分部）工程验收后移交，也可以在单位工程通过竣工验收后与其他工程档案一并移交。

5、移交授权：向城建档案管理机构移交工程档案时，建设单位移交责任人必须到场。因特殊原因无法到场时，建设单位必须出具书面的移交授权书。

6、移交书的填写：《深圳市城建档案移交书》应准确、完整地记录移交内容，每份卷内目录经立卷责任人签字，移交书封面经移交单位负责人和移交人签字、并加盖移交单位行政公章。

五、法律责任

1、《建设工程质量管理条例》第五十九条规定：工程竣工后,建设单位未按期向城建档案管理机构移交工程档案的,责令改正,处1万元以上10万元以下的罚款；

2、《城市地下管线工程档案管理办法》第十七条规定：未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款；因建设单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。

《城市地下管线工程档案管理办法》第十九条规定：建设单位和施工单位未按照规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工，损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。

3、《中华人民共和国档案法》第二十四条和《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定：不按照规定归档和按期移交档案、损毁和丢失属于国家所有的档案、涂改和伪造档案的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

3.《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第三十一条、三十二条规定：不按规定归档和不按期移交档案的，由档案行政管理部门责令限期改正，并建议有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人依法给予行政处分；对单位处以一万元以上五万元以下的罚款，对直接责任人处以五百元以上二千元以下的罚款。

六、深圳市档案局（市城建档案馆）服务指南

1、服务项目：城建档案业务指导和咨询、城建档案业务培训、工程档案预验收、工程档案登记和地下管线信息查询、城建档案移交和查询等。

2、服务时间：星期一–星期五，上午9：00–12：00；下午2：00–6：00。

3、服务电话和地址：

业务咨询和预约：福田区福中二路市民中心B区红塔，82108536；

业务培训：25945021，福田区深南中路1033号档案大厦；

档案移交：82105461，福田区福中二路市民中心B区红塔；

档案查询：25944223，福田区深南中路1033号档案大厦；

工程档案登记和地下管线信息查询：83787176，福田区振兴路3号建艺大厦；